Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении

А надо ли?

Однако удержание “авансовых” отпускных – это не обязанность фирмы, а ее право. Так, ст.137 Трудового кодекса гласит: “удержания из заработной платы работника… могут производиться… при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска”.

Поэтому компания может не ввязываться в эпопею с возвратом. Однако если вы “простите” сотруднику “лишние” отпускные, то потеряете часть прибыли. Поскольку из состава налоговых расходов их придется исключить. Поэтому сначала рассчитайте свои потери. И если эта сумма для вас будет незначительна, возможно, бороться за нее и не стоит.

В заключение отметим, что прояснить вопрос о возврате “авансовых” отпускных попытался Минфин России (Письмо от 20 октября 2004 г. N 07-05-13/10). Однако возврата начисленных сумм работники ведомства не коснулись. Они затронули лишь вопрос их отражения в учете. Так, если годовой отчет фирма еще не сдала, излишне выплаченные отпускные и налоги, начисленные по ним, нужно сторнировать. И подготовить отчетность уже с учетом этих корректировок. Если баланс и декларации вы уже сдали, вносить исправления не надо. То есть никакого возврата отпускных и начисленных с них налогов в данном случае делать не нужно.

М.Гриня

Эксперт ПБ

Финансовые преференции

В число расходов, которые могут быть компенсированы за отдых в России, входят:

  • оплата транспорта;
  • проживание;
  • стоимость питания;
  • услуги по проведению экскурсий.

Потраченные деньги может выплачивать работодатель отдыхающего. При этом в отчетностях компания подает затраты на отдых работника в России как статью собственных расходов. Подобные траты необходимо официально проводить через бухгалтерию фирмы, где работает сотрудник.

Нужно учитывать и следующий нюанс: согласно принятому законопроекту, работодатель отпускника абсолютно не обязан возмещать сотруднику затраты на отпуск. Он только получил возможность это сделать по желанию.

Решение о компенсации средств на отдых в России обычно принимается только после скрупулезного разбора состояния бюджета фирмы. Для предприятий малого бизнеса предусмотрены соглашения, позволяющие работодателям не возмещать расходы за отдых в России. Но для тех кампаний, чье финансовое состояние дает возможность возвратить деньги за отпуск своему работнику, преимущество заключается в том, что, договорившись возвратить потраченные средства отпускнику, фирма уменьшает уровень налоговых повинностей. Т. е. денежные суммы, израсходованные кампанией на возмещение затрат отпускнику, засчитываются в расходы.

Более того, работодатели располагают юридическими возможностями заключать соглашения с туристическими организациями на покупку путевок для своих работников и близких родственников. Так, цена путешествия для компании уменьшится, поскольку в туристических агентствах существуют значительные скидки для корпоративных клиентов. Такое сотрудничество полезно и туроператорам, и работодателям, и, конечно же, отпускнику и его родственникам.

Россия – страна с выдающимися туристическими возможностями, которые в настоящее время используется недостаточно эффективно. Вступление законопроекта о компенсации за отдых в России открывает значительные возможности для укрепления российского туризма и сопредельных областей экономики. Также ожидается увеличение количества рабочих мест и увеличение суммы денежных начислений в бюджет государства.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.

По ДебетуПо КредитуОписание операции
20,23,25,26,4470Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников.
9670Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат.
5070В кассу передана сумма излишне выданных отпускных
7068Производится сторнирование начисленных налогов и взносов.
20,23,25,26,4469

Бухучет и налогообложение удержаний при увольнении

Произведенные операции по удержанию или «прощению» долга подлежат оформлению в налоговой и бухгалтерской документации предприятия.

Бухгалтерские проводки

В учетной бухгалтерской политике используют следующие хозяйственные операции:

  • Дт 26 Кт 70 – методом «красного» сторно снимается с расходов сумма долга по отпускным (цифры заносятся со знаком минус);
  • Дт 70 Кт 68 – тем же методом уменьшается обязательство по НДФЛ (суммы также зачисляется со знаком минус);
  • Дт 70 Кт 50/51 – выплата остатка расчетных через кассу или р/с;
  • Дт 50/51 Кт 70 – возмещение «перелимита» в добровольном порядке.

Перерасчет подоходного и социального взноса

Если работнику не предоставлялись вычеты, расчетные действия выглядят так:

НДФЛ = СО * 13%,

где искомый показатель – налог, а СО – сумма отпускных выплат, которые были перечислены работнику за неотработанные дни.

Что касается страховых взносов, при их выплате в большем размерном показателе можно вести речь о завышении базы. Тем не менее, пересчитывать их не придется. Ведь в связи с удержанием отпускных сотрудник и без того получит деньги в меньшем количестве. Именно на уменьшенную величину работодатель и начислит взносы по страхованию. Однако если величина выплат в квартале, в котором фиксируется увольнение, меньше, нежели сумма долга, придется вносить корректировки в рамках персонифицированной отчетности.

Нормативная база

Причин «досрочного» увольнения с работы предостаточно. Они могут быть связаны с волей работника или распоряжением начальства. Первая группа включает в себя следующие обстоятельства:

  • необходимость переезда на постоянное место жительства в другой район или населенный пункт;
  • возникновение затяжного заболевания у работника или членов его семьи;
  • уход в декретный отпуск и принятие последующего решения о покидании рабочего места;
  • желание сменить место работы в силу различных причин (неподходящие условия, желание карьерного роста и т. д.).

Порядок проведения расчетов при увольнении

Правила проведения расчетных мероприятий традиционно включают в себя несколько базовых пунктов.

Определение числа дней отпуска, которые не были отработаны.

Определение суммы отпускных, которые не были «покрыты» наемным специалистом за время исполнения трудовых обязанностей. Для этого целесообразно применять следующее равенство:

СО = КД * СЗ (Д),

где под «СО» принято понимать денежную величину отпускных выплат за фактически не отработанные временные отрезки;

«КД» — число дней, которые были «перегуляны»;

«СЗ(Д)» — средний показатель заработка за один выход, по отношению к которому производилась оплата дней отпуска.

Категорически запрещается учитывать средний заработок, присутствовавший на момент ухода. В результате применения данной формулы вряд ли можно будет получить целое число. Однако оно может быть округлено в пользу «наемника»

Если на практике вышла ситуация, при которой число дней превысило длительность последнего нахождения в отпуске, нужно также принять во внимание фактические сведения за прежний отпускной период

Сложнее всего придется, если в процессе пребывания специалиста на отдыхе происходило повышение заработных плат. Потребуется использование повышающего коэффициента, на который увеличится часть отпускных выплат. То есть в соответствии с календарными данными придется отсчитать число дней, которые сотрудник провел не на работе, а затем определить, какая их часть приходится на момент, после которого оклады были повышены.

На последнем этапе производится расчетная операция по сумме отпускных за неотработанные дни отпуска. Расчет осуществляется с применением практической формулы:

СО = ЧД (до) * СЗ (Д) + ЧД (после) * СЗ (Д),

где СО – положенная величина отпускных;

ЧД – число дней, которые не были отработаны до фактической оплаты отпуска и после соответственно;

СЗ – средний заработок в день.

Правила определения количества дней отпуска для компенсации

Для решения данной задачи используется специальная формула, в которой количество дней, которые не были отработаны, определяется с помощью формулы:

КД = КИД – (КД (Г) / 12 * КМР,

В равенстве можно дать следующие расшифровки:

КД — число неотработанных дней – это искомая величина,

КИД – число использованных дней за весь период трудоустройства в фирме;

КД (Г) – количество положенных суток отдыха в год (используется параметр 28 дней);

КМР – число месяцев, на протяжении которых сотрудник исполняет должностные обязанности в стенах организации.

Итоговая величина подлежит дальнейшему округлению до целого значения в пользу сотрудника, т. к. Трудовой кодекс РФ подобных действий не запрещает. Однако процесс округления возможен, как уже отмечалось, в пользу специалиста.

Практический пример и алгоритм расчета с формулами

Менеджер Иванов уволился с предприятия «Заря», но до этого полностью воспользовался отпуском в 28 дней (стандарт). К этому моменту в бухгалтерии имелись такие данные:

  • число авансом оплаченных дней – 12;
  • средний заработок в день – 1120 р.

Из дополнительных условий – повышение окладов за время пребывания в отпуске (с 25 до 28 т. р.), завершился отдых 30.05.2018 года Бухгалтер сделает расчет:

Переплата = 12 дн. * 1 120,00 р. = 13 440 р.

Именно в данной величине и представлен долг Иванова перед фирмой. Без согласия менеджера вернуть работодатель может лишь 20% от исчисленной величины.

Детальный порядок расчета отпускных приведен ниже.

Законодательные изменения

В отличие от эпохи СССР, когда изоляция от внешнего мира считалась правилом, в современной России к такому положению в туристической сфере относится негативно и общество, и государство. Правда, общество разделилось: часть населения была вполне удовлетворена отдыхом на отечественных курортах, остальные колебались или по-прежнему стремились за границу.

Реакцией на сложившуюся ситуацию стали изменения в законодательной сфере. Был принят закон о компенсации отдыха в России. Если сотрудники, отправляясь в отпуск, предпочитали курорты на родине, то правительство может выдать возмещение за отдых. Таким путем руководящий аппарат пытается притянуть как можно большее количество отдыхающих в отечественный туризм, поскольку в России существует немало увлекательных мест, куда можно отправиться и на семейный отдых, и молодежи или пожилым людям.

Согласно заново отредактированным 255 и 270 статьям Налогового кодекса РФ (номер закона о компенсации отдыха в России 8710366), с начала 2016 г. россияне имеют право на возмещение средств, использованных на организацию отдыха в России.

Как проводится процедура, каковы задачи нового законопроекта? Об этом далее.

Ушел и… не вернулся

После “авансового” отдыха сотрудник в течение года отработает дни, за которые он его получил, и тем самым компенсирует полученные отпускные. Но он может уволиться и раньше, не отработав положенного срока. В этом случае с него нужно удержать излишне выплаченные суммы и вернуть НДФЛ по ним (ст.231 НК РФ). Коснется возврат и ЕСН, и взносов по травме. Кроме того, придется пересчитать и налог на прибыль.

Идеальный вариант, когда работник после отпуска проработает некоторое время. Тогда, начислив ему зарплату, бухгалтер зачтет неотработанные суммы и “откорректирует” начисленные налоги.

Но возможна и иная ситуация: сотрудник не возвращается вовсе. В этом случае удержать переплату не из чего. Поэтому работник должен вернуть компании “лишние” отпускные, а она ему – возвратить сумму НДФЛ. Для этого работник должен написать фирме как налоговому агенту заявление о возврате излишне удержанной суммы налога (п.1 ст.231 НК РФ). После этого компания обратится в налоговую, где пройдет сверку по НДФЛ. По результатам выверки инспекция примет решение о возврате налога либо о его зачете. В последнем случае фирма вернет сотруднику переплаченный налог за счет сумм, которые будут удержаны с зарплаты других работников.

Но не всегда все проходит без сучка и задоринки. Так, вернуть переплаченный налог на доходы компании “ООО “Боричевский комбинат огнеупоров” удалось только через суд. В апреле 2003 г. фирма обратилась в налоговую с заявлением о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ. Но инспекторы ей отказали. По мнению контролеров, “выявить факт наличия переплаты можно исключительно в ходе выездной налоговой проверки”.

Компания дождалась выездной проверки, которая произошла только в сентябре 2003 г. Переплату инспекторы обнаружили и подтвердили, но вернуть почему-то “забыли”. И только после того, как фирма обратилась в суд, излишне начисленные суммы были ей возвращены. Более того, за нарушение срока возврата компания получила еще и проценты. Правда, не без помощи арбитров (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 сентября 2004 г. по делу N А44-1142/04-С14).

Когда работнику предоставляется отпуск авансом?

Право на данный вариант отдыха без каких-либо ограничений и условностей имеют сотрудники, которые проработали в новом отрезке времени хотя бы в течение нескольких дней. Однако оформление отпуска за предстоящий год противоречит нормам закона за исключением ситуаций, когда деятельность специалиста предполагает вредоносные и опасные трудовые условия!

В ТК РФ понятия «отпуск авансом» не существует, однако на практике формулировка фигурирует нередко. Наперед отдых может быть предоставлен исключительно относительно ежегодного отпуска, подлежащего оплате, все остальные отрезки времени на отдых предъявляются своевременно по графику. Есть несколько льготных категорий граждан, которые вправе рассчитывать на привилегии и послабления, т. е. более лояльные условия наделения отпуском:

  • лица, не достигшие совершеннолетнего возраста;
  • сотрудницы «в интересном положении»;
  • люди, принимавшие участие в ВОВ;
  • совместители;
  • родители двоих детей и больше.

Условия предоставления такого периода отдыха отличны от классических обстоятельств, при этом существует несколько характерно-отличительных признаков:

  • необходимо владеть информацией о периодах, включаемых в стаж;
  • оформить такой отпуск руководитель лишь имеет право, но не обязан;
  • минимальный показатель его длительности составляет ровно 2 недели;
  • замена посредством денежной выплаты невозможна.

Что касается прочих категорий работников, предоставление отдыха осуществляется в соответствии с отработанным периодом года, при этом нужно заручиться согласием руководства.

Это не высшая математика

Теперь разберемся, как определить, какая сумма выплаченных отпускных была “лишней”. Для этого сравните количество месяцев, отработанных сотрудником, с числом месяцев, за которые был предоставлен отпуск. Разница покажет не отработанный сотрудником срок.

Далее рассчитываем количество неотработанных дней. Для этого число неотработанных месяцев умножьте на 2,33 (28 календарных дней отпуска : 12 месяцев). Сумму излишне начисленных отпускных вы получите, умножив число неотработанных дней на среднедневной заработок, исходя из которого они были оплачены.

Покажем расчет на примере.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Гладилин Андрей увольняется по собственному желанию с 18 октября 2004 г. Число отработанных им полных месяцев равно 6 (с марта по октябрь включительно). Так как отпуск был предоставлен работнику за год, то неотработанными остаются 6 месяцев (12 – 6). На них приходится 13,98 дней (6 мес. х 2,33). Таким образом, сумма к удержанию составит 4723 руб. (13,98 дн. х 337,84 руб.).

Из этой суммы нужно вернуть НДФЛ и ЕСН, которые были начислены ранее:

ЕСН: 4723 руб. х 35,6% = 1681,38 руб.;

НДФЛ: 4723 руб. х 13% = 614 руб.

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве “Актив” платит по ставке 0,2 процента:

4723 руб. х 0,2% = 9,45 руб.

Сумму излишне выплаченных отпускных, а также излишне начисленные ЕСН и взносы на страхование надо исключить из расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Пример расчета удержания

Исходные данные:

Гражданин официально устроился на работу с 01.11.2018. Это значит, что его рабочий год завершается 30.10.2019.

На протяжении рабочего года гражданин оформлял оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составила 28 (двадцать восемь) календарных дней. Речь идет об основном ежегодном отпуске с денежным обеспечением.

Среднедневной заработок данного сотрудника за время отпуска составлял 800 рублей.

30.06.2019 этот работник решил уволиться по личной инициативе, подав работодателю надлежащее заявление об увольнении.

Таким образом, за рабочий год выбывший гражданин не отработал 4 (четыре) месяца. На этом основании работодатель решил взыскать с увольняющегося работника сумму неотработанных отпускных.

Сумма расчета при увольнении составила 13 000 руб.

Сведем исходные данные для наглядности в таблицу:

Дата приема на работу01.11.2018
Дата увольнения30.06.2019
Использованный отпуск28 дней
Среднедневной заработок для отпускных при уходе в ежегодный отпуск800 руб.
Расчет при увольнении13000 руб.

Расчет:

Прежде всего, определяется количество излишне предоставленных отпускных календарных дней по следующему алгоритму:

Отпускной стаж8 полных месяцев

(с 01.11.2018 по 30.06.2019)

Дни отпуска, заработанные за отпускной стаж28/12мес.*8мес. = 18,67 дн.
Дни, использованные авансом28 — 18,67 = 9,33 дн.
Переплата за отпуск (подлежит возврату)800 * 9,33 = 7464 руб.
Удержано с расчета13000 * 20% = 2600 руб.
Неудержанная сумма7464 — 2600 = 4864 руб.

По закону удержать можно не более 20%, то есть 2600. Остаток в размере 4864 можно либо попросить работника вернуть в кассу добровольно, либо пытаться вернуть через суд при отказе сотрудника, либо простить эту сумму.

Когда появляются не отработанные отпускные

Понять механизм появления не отработанных отпускных поможет следующий пример.

Пример

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2017, а в январе 2019 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Основная информация

Резюмируя, укажем, что туристическую путевку необходимо официально приобрести в туристическом агентстве, также следует сохранять все чеки, подтверждающие оплату всевозможных услуг, предоставленных отдыхающим за время поездки отелем, туристическим агентством и так далее.

Документы на всех членов семьи, которые провели отпуск вместе с отчетным лицом, подает только один человек. Возвращение средств производится одновременно с выдачей зарплаты сотруднику или же в заблаговременно оговоренном порядке. Гражданин, получивший компенсацию, также обязан внести налог в размере 13%.

Порядок возврата выплаченных средств

Законодательно обязанность сотрудника сдать излишек отпускных денег при досрочном прекращении отдыха не установлена. Но иногда работник изъявляет желание вернуть предприятию переплату средств за неиспользованные выходные дни. Существует порядок, предусматривающий процедуру взыскания.

Возврат отпускных при отзыве из отпуска производится по следующему регламенту:

  1. предприятие договаривается с работником об отзыве и о том, что он вернет часть выплаченных денег в кассу. Сотрудник пишет соответствующее заявление, на основании которого издается приказ;
  2. переплаченные отпускные средства переоформляются в аванс под будущую заработную плату. На лишние дни будет сделан новый расчет при уходе отозванного сотрудника в отпуск отдыхать оставшееся время;
  3. расчетная сумма удерживается из заработка работника по его заявлению и приказу руководителя. Особенность вычитания: производится она каждый месяц не больше, чем в размере 20% до полного погашения переплаты. Запрещено удерживать сумму из зарплаты отработанного периода полностью.

Образец приказа ничем не отличается от других распоряжений по предприятию: в преамбуле обосновывается необходимость отзыва сотрудника, в распорядительной части приводится план действий для кадровой службы и бухгалтерии. Назначается дата отзыва, дается указание о внесении изменений в график отпусков: в какой период будут предоставлены оставшиеся дни отдыха (по желанию работника).

Излагается порядок возврата части отпускных денег: «зачесть в счет будущей зарплаты». В конце документа указывается основание для его составления — «согласие сотрудника на отзыв из отпуска». Удержать отпускные деньги уже выданные работнику из его зарплаты, самостоятельно компания не может: письменное согласие отпускника является обязательным условием.

На практике наблюдаются различные подходы к взысканию переплаченных сумм при отзыве из отпуска. Случаются и принудительные действия со стороны администрации, но решения суда выносятся всегда в пользу работника.

Выводы

Работодателю следует быть аккуратным при предоставлении отпуска авансом. Есть риск того, что работник не отработает позже положенный срок и уволится из организации.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург –ПОЗВОНИТЬ

7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Удержание (взыскание) неотработанных отпускных с увольняющегося сотрудника разрешается работодателю нормами ТК.

Однако неукоснительное соблюдение данных требований является залогом успешного возврата средств, излишне выданных физлицу при оформлении оплачиваемого отдыха.

При этом работодатель должен правильно выполнить все вычисления и издать надлежащий приказ.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий